Dentanorme enregistre, pour chaque réception de consommable, le numéro de lot et la date de péremption tels qu'ils figurent sur l'emballage, et conserve un historique horodaté de tous les mouvements de stock (réceptions, utilisations, ajustements, destructions). Ces informations forment la base documentaire opérationnelle de votre traçabilité des dispositifs médicaux (DM) consommables.
Enregistrer le numéro de lot à chaque réception
La traçabilité commence au moment de la réception. Pour saisir le numéro de lot d'un consommable :
- Rendez-vous dans Inventaire et ouvrez la fiche du produit concerné.
- Cliquez sur Mouvement, puis sélectionnez le type Réception.
- Renseignez la quantité reçue, le champ N° de lot(tel qu'indiqué sur l'emballage ou le bon de livraison) et la Date de péremption.
- Cliquez sur Enregistrer. Un nouveau lot apparaît dans le tableau Lots en stock de la fiche.
Si vous réceptionnez plusieurs unités d'un lot déjà enregistré (même numéro et même date de péremption), Dentanorme fusionne automatiquement les quantités plutôt que de créer une ligne supplémentaire.
Consulter le tableau des lots par produit
Sur la fiche de chaque consommable, le tableau Lots en stock liste tous les lots actifs et épuisés, avec les informations suivantes :
- N° de lot — le numéro saisi à la réception.
- Péremption— date d'expiration, affichée en orange si elle tombe dans les 30 prochains jours, en rouge si elle est dépassée.
- Quantité— nombre d'unités restantes dans ce lot.
- Statut — Actif, Épuisé ou Périmé.
- Reçu le— date d'enregistrement dans Dentanorme.
Historique horodaté des mouvements de stock
Chaque action sur un consommable est automatiquement consignée dans l'Historique des mouvements, visible en bas de la fiche produit. Pour chaque mouvement, Dentanorme enregistre :
- Date et heure — horodatage automatique.
- Type — Réception, Utilisation, Ajustement, Périmé / jeté, Retour fournisseur.
- Quantité — entrée (positive) ou sortie (négative).
- Par— nom du membre de l'équipe ayant enregistré le mouvement.
- Note— commentaire libre (numéro de bon de livraison, raison d'un ajustement, référence d'un procès-verbal de destruction, etc.).
Cet historique est conservé indéfiniment et ne peut pas être modifié après enregistrement.
Déclarer des produits périmés ou détruits
Pour tracer une sortie de stock liée à un produit périmé ou détruit :
- Depuis la fiche du produit, cliquez sur Mouvement.
- Sélectionnez le type Périmé / jeté.
- Indiquez la quantité et, dans le champ Note, ajoutez une référence utile (numéro du bordereau de destruction, par exemple).
- Cliquez sur Enregistrer. Le mouvement est tracé dans l'historique et le stock est mis à jour.
Les lots dont la date d'expiration est dépassée sont aussi marqués automatiquement comme Périmés par Dentanorme, sans action de votre part.
Alertes de péremption et surveillance du tableau de bord
La section À surveiller de votre tableau de bord signale en temps réel les produits dont un lot expire dans les 30 prochains jours ou est déjà périmé. Les abonnés Proreçoivent en outre une notification email pour chaque lot proche de sa date d'expiration, indiquant le nom du produit, le numéro de lot, la quantité restante et le nombre de jours restants.
Checklist Matériovigilance dans le module Conformité
Le module Conformité de Dentanorme propose une catégorie Matériovigilancedans ses modèles de checklist. Vous pouvez y créer et suivre une grille de contrôle périodique couvrant vos obligations de surveillance des dispositifs médicaux. Chaque élément validé est horodaté et attribué au membre de l'équipe qui l'a coché.
Les abonnés Propeuvent exporter un rapport PDF récapitulatif de l'ensemble de leurs checklists de conformité, y compris celles relatives à la matériovigilance.
Ce que Dentanorme ne couvre pas
Dentanorme centralise les données de lot au niveau de l'inventaire du cabinet. La plateforme ne gère pas à ce stade le lien entre un lot utilisé et un patient ou un acte clinique spécifique. Si votre réglementation applicable vous impose de reporter le numéro de lot dans le dossier patient (par exemple pour certains dispositifs médicaux implantables), cette saisie doit être effectuée dans votre logiciel de gestion de cabinet ou directement dans le dossier patient.
En cas de doute sur vos obligations de traçabilité spécifiques, consultez votre conseil de l'Ordre ou le référent réglementaire de votre cabinet.